Kompendium wiedzy w pigułce
Prowadzisz fundację i od pewnego czasu zastanawiasz się nad przeprowadzeniem zbiórki publicznej
Postaramy się po krótce odpowiedzieć na nurtujące Cię kwestie.
Zatem czym jest zbiórka publiczna?
Zbiórką publiczną jest zbieranie pieniędzy lub rzeczy w miejscach publicznych takich jak: parki, place, ulice czy cmentarze. Osoby, które przekazują datki pieniężne czy też dary rzeczowe są anonimowe, a przekazywane przez nich dary nie są w żaden sposób rejestrowane. Zasady dotyczące zbiórek publicznych reguluje ustawa z dnia 14 marca 2014r.
Jaki może być cel zbiórki?
Cel musi być ze „sfery zadań publicznych” – Dlatego środki pieniężne lub dary rzeczowe mogą być przeznaczone między innymi na:
- cel charytatywny,
- na pomoc mniejszością narodowym,
- pomoc osobą niepełnosprawnym,
- a także promocję zdrowia, nauki, kultury i ekologii.
Można też zbierać pieniądze i dary na cele religijne, ale poza terenami kościelnymi.
Czy konieczne jest zgłoszenie zbiórki?
W przypadku zbiórek publicznych regulowane jest zbieranie pieniędzy i darów rzeczowych w miejscach publicznych, gdyż dary rzeczowe i środki pieniężne nie są w żaden sposób ewidencjonowane i nie pozostaje żaden ślad ich przepływu. W przypadku kontroli skarbowej informacje o darczyńcach czy też o przekazanych darach nie są dla niej dostępne.
W jaki sposób zgłosić zbiórkę?
Zbiórki publiczne, których dotyczy ustawa muszą zostać zgłoszone do portalu zbiorki.gov.pl.
Istnieją dwa sposoby na zgłoszenie zbiórki publicznej. Możemy dokonać tego drogą elektroniczną, ale także wybierając wersję papierową. Organizator zbiórek każdorazowo może wybrać odpowiadającą mu na dany czas formę zgłoszenia np. dla złożenia sprawozdania. Wybierając formę elektroniczną do zgłoszenia zbiórki, decydujemy się na szybszą w obsłudze i prostszą z metod, ponieważ w formularz wbudowane są podpowiedzi umożliwiające prawidłowe wypełnienie dokumentu. Elektroniczny sposób zgłoszenia zbiórki wymaga od organizatora posiadania konta na ePUAP. Może do tego celu zostać wykorzystany także podpis elektroniczny. Zgłoszenia może dokonać także członek upoważniony do tego celu przez organizację. W takiej sytuacji do zgłoszenia zbiórki obowiązkowo trzeba dołączyć będzie kopię upoważnienia. Natomiast Jeżeli zgłoszenia zbiórki chce dokonać osoba, która nie jest członkiem zarządu organizacji i nie posiada ona upoważnienia, musi dołączyć do zgłoszenia pełnomocnictwo.
Przeprowadzenie zbiórki publicznej może dokonać także kilka osób z danej organizacji.
Całą procedurę możemy przeprowadzić także za pomocą ePUAP. W takim przypadku zgłoszenie będzie bardziej rozbudowane, ale elektroniczne prowadzenie zbiórki publicznej przez więcej osób jest jak najbardziej możliwe. W tej sytuacji będzie koniecznych parę dodatkowych kroków, które umożliwią składanie podpisów przez kilka osób. Każda z osób, która chce mieć uprawnienia do podpisywania dokumentów musi posiadać odrębne konta na ePUAP. W kolejnym kroku z pośród tej grupy zostaje wybrany administrator, który będzie mógł dodawać do konta nowych użytkowników. Wybierając do zgłoszenia zbiórki publicznej metodę tradycyjną/papierową musimy liczyć się z dłuższym oczekiwaniem na opublikowanie na portalu zbiorki.gov.pl.
Na wyżej wymienionym portalu w zakładce „zgłoś lub rozlicz zbiórkę papierowo” możemy pobrać odpowiedni formularz, wypełnić go, podpisać i dostarczyć do ministerstwa drogą pocztową czy też osobiście.
Na podstawie danych rejestrowych ministerstwo weryfikuje, czy osoba zgłaszająca zbiórkę danej organizacji jest uprawniona do jej reprezentowania. Jeśli na podstawie danych rejestrowych osoba nie jest uprawniona, do wniosku trzeba dołączyć pełnomocnictwo.
Co należy zrobić aby zbiórka była prawidłowo rozliczona?
Do obowiązków organizatora zbiórki publicznej należy także składanie w terminie sprawozdań z przeprowadzonej zbiórki. Istotną kwestią jest także informacja w jaki sposób zgromadzone środki zostały rozdysponowane. Sprawozdanie składane powinno być nie wcześniej jak po zakończeniu zbiórki, ale nie później niż w terminie trzech miesięcy od daty zakończenia roku obrotowego.
W sytuacji kiedy w pierwszym sprawozdaniu organizacja nie wykazała przekazania wszystkich zebranych datków, to sprawozdanie ma charakter częściowy. Oczywiście ta informacja powinna się znaleźć w składanym dokumencie. Sprawozdania są składane do skutku, aż zostanie wykazane całkowite rozdysponowanie darów. W dokumencie końcowym musi pojawić się informacja, że jest to sprawozdanie końcowe, bowiem w innym przypadku zbiórka nie zostanie rozliczona.