O księgowości dla fundacji i stowarzyszenia
Chcesz podjąć działalność społeczną i zastanawiasz się jak w przypadku NGO (fundacji czy stowarzyszenia) wygląda kwestia księgowości? Jak ją prowadzić w fundacjach i stowarzyszeniach? Na co zwracać uwagę? W tym artykule postaramy się wyjaśnić tę kwestie. Musisz wiedzieć, że prowadząc małe stowarzyszenie, średniej wielkości NGO czy dużą fundację prowadzenie księgowości jest rzeczą konieczną. W każdym przypadku musisz rejestrować swoje finanse, czego podstawą jest ustawa o rachunkowości.
Słowem wstępu o księgowości w fundacji i stowarzyszeniu Prowadzenie księgowości w fundacji i stowarzyszeniu podlega szeregowi przepisów zawartych w ustawie o rachunkowości oraz ustawach pokrewnych. Dlatego bardzo istotną rzeczą jest zapoznanie się dokładnie z przepisami. Organizacje społeczne bez wątpienia robią wiele dobrego. Dlatego bardzo istotna jest ich transparentność i trzymanie się odpowiednich przepisów. Przepisów dotyczących w największym stopniu księgowości.
Poniżej prezentujemy najważniejsze zagadnienia związane z prowadzeniem ksiąg organizacji. Uproszczonej oraz pełnej księgowości w odniesieniu do wymienionych podmiotów NGO. Mała organizacja - uproszczona księgowość Prowadzenie księgowości w fundacji lub stowarzyszeniu nie należy dorzeczy najłatwiejszych. Jest to skomplikowany proces, wymagający przestrzegania wielu przepisów. Jednak spełniając jeden warunek fundacja lub stowarzyszenie nie musi prowadzić tzw. pełnej księgowości, lecz jej wersję uproszczoną (. Warunkiem tym jest nieprzekroczenie w roku limitu 100 000 zł przychodu z tytułu odpłatnej i nieodpłatnej działalności. Skorzystanie z możliwości prowadzenia uproszczonej księgowości, uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPIK) w organizacjach pożytku publicznego pozwala uniknąć części skomplikowanych obowiązków księgowych, w tym przygotowania w każdym roku sprawozdania finansowego. Prowadzenie księgowości w fundacji i stowarzyszeniu jest tu uregulowane w ustawie o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
Duża organizacja - pełna księgowość
Pełna księgowość w przypadku organizacji pożytku publicznego jest w pełni dostosowana do zasad, które wynikają z ustawy o rachunkowości. Dotyczy ona w znacznym stopniu większych jednostek. Taka rachunkowość fundacji i stowarzyszeń jest obligatoryjna dla organizacji, które prowadzą działalność gospodarczą, a także tych, które mają status pożytku publicznego oraz NGO z przychodami powyżej 100 tysięcy złotych rocznie.
Prowadzimy księgowość w NGO Każda organizacja pozarządowa (w tym fundacje i stowarzyszenia), nawet jeśli utrzymuje się wyłącznie ze składek swoich członków, obowiązkowo jest zobowiązana do prowadzenia księgowości. Do prowadzenia księgowości w organizacji pożytku publicznego można podejść na pięć sposobów.
Poniżej prezentujemy je w kolejności kosztów lub ich braku dla organizacji i zaczynamy od opcji najbardziej ekonomicznej i kończymy na wariancie generującym najwyższe koszty: Prezes lub członek zarządu w roli księgowego Na początku istnienia fundacji lub stowarzyszenia, tymczasowo (do momentu poprawy ekonomicznej organizacji) ewidencję operacji finansowych może oczywiście prowadzić prezes lub inny członek zarządu organizacji. W takim scenariuszu związek formalny osób pełniących tę funkcję jest klarowny. W takim układzie jednak może zabraknąć właściwej ścieżki kontroli, szczególnie, jeżeli ewidencję księgową prowadzi prezes zarządu. W dłuższej perspektywie rozwoju organizacji, członkowie zarządu mają inne zadania, więc lepiej, żeby funkcję księgowego pełnili tylko doraźnie. Księgowy w ramach wolontariatu Zdarza się w małych czy też początkujących organizacjach, szczególnie takich, które mają niewielki budżet roczny i małą liczbę operacji finansowych, że funkcję księgowego pełni wolontariusz. Tę
możliwość zatrudniania księgowego charakteryzuje brak stabilnego formalnego związku wolontariusza z organizacją. Możliwe jest naturalnie zawarcie w tej sytuacji umowy wolontariackiej, jednak nie może ona stanowić podstawy prawnej do egzekwowania wykonywania zadań przez wolontariusza. Współpraca z wolontariuszem odbywa się na podstawie wzajemnego zaufania. Z takich więc przyczyn wolontariat należy traktować jako formę przejściową obsługi finansowej organizacji i dążyć do innych jej form, trwalszych formalnie.
Biuro księgowe
Zlecenie prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej, będzie dobrym rozwiązaniem kwestii prowadzenia księgowości przez fundację czy stowarzyszenie. W tym wariancie trudno jest jednak oczekiwać od zleceniobiorcy zaangażowania w działania całej organizacji. Dla biura rachunkowego jesteśmy klientem jednym z wielu. Po drugiej stronie medalu mamy jednak zapewnioną obsługę księgową, ciągłość wykonania zlecenia, bez względu na zawirowania kadrowe czy gwarancje odpowiedniego poziomu kwalifikacji osób obsługujących księgowość organizacji. I, co również bardzo istotne, biuro rachunkowe przejmuje odpowiedzialność za rzetelność prowadzonych ksiąg.
Księgowy na umowie cywilno-prawnej
Księgowy zatrudniony w naszej organizacji na podstawie umowy cywilno- prawnej (np. umowy o dzieło, zlecenia) zawiera z organizacją umowę okresową. Nic nie stoi na przeszkodzie by zawarta została ona na dłuższy okres, ale może też być odnawiana comiesięcznie – w takiej sytuacji obydwie strony co miesiąc mają możliwość zakończenia współpracy. Związek formalny księgowego z organizacją jest tu znacznie słabszy, niż w przypadku umowy o pracę. Przy stanowisku księgowego, które ma wysoką rangę odpowiedzialności w organizacji, perspektywa dłuższej, stabilnej współpracy ma bardzo istotne znaczenie dla zarządzających strategią finansową organizacji.
Księgowy na umowę o pracę
Ta forma zatrudnienia księgowego w fundacji czy stowarzyszeniu jest wariantem, który nie ma sobie lepszych. Celem prowadzenia księgowości w organizacji jest zapewnienie całej organizacji i zarządowi bezpieczeństwa finansowego poprzez rzetelne stosowanie obowiązujących przepisów. Jest to więc bardzo odpowiedzialne zadanie, związane z budowaniem wiarygodności organizacji. Rzetelność i przejrzystość prowadzonych finansów, gwarantująca właściwe rozliczanie przekazywanych środków finansowych, staje się często warunkiem w otwartych konkursach prowadzonych przez różne instytucje finansujące. Księgowi zatrudnieni w organizacjach pożytku publicznego na podstawie umowy o pracę często utożsamiają się z jej działaniem i stają się oddanymi pracownikami.